Tabla de contenido:
- 6 meses antes
- 5 meses antes
- 4 meses antes
- 3 meses antes
- 2 meses antes
- 1 mes antes
- 2 semanas antes
- 2 días antes
- El día antes
- Post reunión
Una reunión familiar es una excelente manera de reunir a su familia, incluso a medida que crece y cambia. Es una oportunidad para celebrar la historia de su familia, los logros recientes y las nuevas incorporaciones. Ya sea que se trate de un picnic en el parque, una barbacoa junto a la playa, una reunión en el parque estatal o una reunión en la casa de alguien, una reunión planificada adecuadamente atraerá incluso a los miembros de la familia más distantes para una tarde de diversión bajo el sol.
Si está planeando una reunión familiar para unas 100 personas, querrá comenzar su planificación con aproximadamente seis meses de anticipación para que pueda aumentar el interés y alistar a algunos diputados para que lo ayuden a lograrlo. ¡Aquí hay una lista de verificación para ayudarlo a usted y a su familia a comenzar!
6 meses antes
Antes de que cualquier planificación pueda comenzar en serio, debe determinar quién quiere asistir a una reunión. Envíe una encuesta familiar por correo electrónico para evaluar el interés, tener una idea de cuántas personas asistirían y averiguar qué fechas y lugares funcionarían mejor. También debe preguntar sobre el presupuesto para saber cuánto dinero la gente está dispuesta a gastar en el evento. Trate de dar rangos de costo por persona para que sea fácil de entender. Use una herramienta en línea como Survey Hero para diseñar una encuesta simple de forma gratuita y comparta el enlace con los miembros de la familia. Configurar la encuesta en línea lo ayudará a organizar las respuestas a medida que lleguen.
Ahora también es el momento de decidir si la reunión se llevará a cabo en la casa de un miembro de la familia o en un lugar diferente. Las reuniones celebradas en los hogares suelen ser organizadas por la matriarca familiar o el patriarca, especialmente cuando la casa de la abuela ha desempeñado un papel importante en la historia familiar. Las bulliciosas fiestas navideñas, las barbacoas casuales del Día del Trabajo e incluso las fiestas de graduación pueden ser ocasiones maravillosas para reunir a parientes lejanos y familiares perdidos bajo un mismo techo. Si su espacio es algo limitado, puede considerar realizar una reunión abierta de "reunión familiar", donde las personas pueden ir y venir durante todo el día. Ya sea que sea el anfitrión de la reunión, o la abuela lo sea, asegúrese de contar con ayuda. Recluta algunas tías confiables para cocinar y algunos primos entusiastas para organizar actividades. O, si su presupuesto lo permite, contrate a un proveedor para que complemente sus comidas caseras y mantenga fluida la bebida.
Tener una reunión familiar en un lugar que no sea el hogar de un miembro de la familia significa que ninguna familia es responsable de todos los arreglos. Las tareas se pueden distribuir entre los grupos familiares extensos, lo que alivia un poco la carga de planificación. También puede permitirle acomodar a más personas que el hogar de cualquier persona. Y, para los miembros de la familia que viajan, un lugar con otras actividades recreativas puede permitirles convertir la reunión en unas vacaciones familiares completas, aprovechando al máximo el dinero que se gasta en viajes.
5 meses antes
Pida ayuda y reúna a su comité de planificación de la reunión. Deberá encontrar familiares confiables y entusiastas que puedan hacerse cargo de:
- Encontrar una ubicación para el evento. Si no tiene la reunión en la casa de un miembro de la familia, deberá comenzar a buscar una ubicación. Su ayudante necesitará investigar lugares que atiendan a una variedad de intereses, niveles de edad, habilidades físicas y recursos financieros. Los parques familiares junto al lago o al mar son ideales; Hay cosas que hacer tanto en el agua como en la tierra: actividades para mantener a los niños ocupados y descansar en la playa para adultos. Muchas áreas de vacaciones y parques estatales tienen un "administrador de destino" que puede ayudarlo con los detalles de su reunión. Echa un vistazo a nuestras recomendaciones de 10 Grandes lugares para una reunión familiar para generar algunas ideas.
- Averiguando la comida para el evento. Si planea una comida compartida, alguien tendrá que determinar el menú, asignar platos y otros alimentos a cada familia. Es posible que también necesiten organizar instalaciones adicionales para cocinar y / o asar en el lugar. O, si no planea manejar toda la comida usted mismo, su ayudante necesitará encontrar un proveedor.
- Decoraciones, invitaciones y letreros. Poner a una persona a cargo de los materiales impresos ayudará a garantizar un tema constante para el evento.
- Actividades y entretenimiento. Un pariente atlético podría hacerse cargo de la red de voleibol, planificar juegos para niños y asegurarse de que la música esté cubierta. El croquet, el bádminton y el voleibol son excelentes actividades grupales para el exterior. O pídale a un primo que cree una sala de juegos para niños y planee abastecerse de juegos de mesa y otras actividades para mantener a los niños ocupados.
- Historia familiar. Armar un árbol genealógico es una excelente manera de incorporar su herencia al evento. También podría considerar crear un pequeño periódico familiar para resaltar los eventos familiares recientes, hechos especiales e historia.
- Fotografía y / o video. Querrás grabar este evento para la posteridad. Considere configurar una galería de fotos en línea donde todos puedan compartir sus fotos después del evento o crear una cuenta con un servicio de libros de fotos en línea donde pueda crear recuerdos fotográficos para los asistentes.
- Limpiar. ¡Solicite a varias personas para esta tarea masiva!
Considere administrar a sus voluntarios con una herramienta como Signup Genius, que le permite solicitar voluntarios y enviar mensajes grupales y recordatorios de tareas sin abarrotar su bandeja de entrada.
También debe tener conversaciones con su equipo de planificación sobre el presupuesto. Según los comentarios que recibió de su encuesta inicial, determine su presupuesto de trabajo para que pueda controlar los costos.
4 meses antes
¡Esperemos que su comité haya estado haciendo su tarea! Cuatro meses antes de su reunión familiar, planee completar las siguientes tareas:
- Finaliza la fecha y el lugar. Descubra qué servicios estarán disponibles: agua potable, piscina, parrillas, vestuarios, espacio interior (en caso de lluvia), mesas de picnic, etc.
- Discuta los temas y el posible horario.
3 meses antes
Con los detalles principales de su evento en su lugar, es hora de correr la voz oficialmente y comenzar a fijar los detalles del día.
- Enviar invitaciones. Puede utilizar un servicio en línea como Evite para recibir invitaciones o enviarlas por correo electrónico o correo tradicional. En cualquier caso, debe incluir lo siguiente:
- Cree una lista de todas las comidas que comerá o la comida que necesitará.
- Asigne un alimento a cada pariente. Asegúrese de aprovechar sus especialidades culinarias, como la ensalada de papa de tía May o la tarta de arándanos de Cousin Lynn.
- Un buffet informal es probablemente el mejor enfoque para una reunión en el hogar, simplemente porque permite a las personas comer por turnos. Esto también es ideal si los asientos son limitados.
- Si planea contratar a un proveedor, ahora es el momento de asegurarlo. Algunas empresas de catering simplemente administrarán la cocina, se asegurarán de que se reponga el buffet y mantendrán la bebida fluida, para que pueda disfrutar de la fiesta.
- Póngase en contacto con los restaurantes para ver si se acomodarán a grupos grandes y haga reservaciones si es necesario.
2 meses antes
¡Las cosas comienzan a juntarse y la diversión está cerca! Mantente al tanto de estas tareas organizativas y estarás en buena forma.
- Seguimiento de los detalles de los asistentes. Comience una lista de aquellos que han confirmado su asistencia, dónde se alojarán y cuándo llegarán. Si utilizó un sistema en línea como Evite para enviar sus invitaciones, realizará un seguimiento de los RSVP. Pero mantenga una hoja de Google o un documento de Excel con toda la otra información a medida que las respuestas lleguen.
- Reserve equipos de alquiler, como podios, micrófonos, mesas o sillas.
- Confirme las reservas en restaurantes y proporcione su último estimado de invitado.
- Hacer compras finales.
1 mes antes
Con 30 días antes de la reunión, las primeras tareas en su lista de tareas mensuales son simplemente confirmar los detalles de los planes que ya tiene implementados.
- Confirme con familiares que traigan comida u otros suministros.
- Confirmar lugares de encuentro.
- Confirmar actividades.
- Confirmar alojamiento para dormir.
2 semanas antes
Ahora es el momento de registrarse con voluntarios a los que se les ha asignado tareas específicas para confirmar los tiempos y el recuento final de invitados.
- Las comidas
- Confirme los detalles con su fotógrafo / camarógrafo
- Confirme los detalles con cualquier otro proveedor de servicios, como líderes de actividades o guías turísticos.
- Compre decoraciones y suministros de última hora.
- Crea carteles y pancartas.
- Confirmar voluntarios
- Haga arreglos para donar los restos de comida a un refugio local o despensa de alimentos.
2 días antes
- Revise las minucias de la reunión con los comités.
- Recoja cualquier equipo de alquiler, como sillas, mesas, etc.
- Prepare los pagos finales y las propinas para cualquier profesional y la ayuda que haya contratado, como el servicio de catering y los camareros. Póngalos juntos en sobres separados para que pueda repartirlos rápidamente según sea necesario durante todo el evento. Tenga en cuenta que puede enviar sugerencias adicionales más adelante si su rendimiento fue excepcional. De lo contrario, una propina del 10 al 15 por ciento es habitual si no se incluye en su cargo.
El día antes
- Configurar y decorar.
- ¡Duerme un poco!
Post reunión
Después del evento, tendrá algunos detalles más para cuidar. Dentro de las 2 semanas posteriores al evento, deberá:
- Escriba notas de agradecimiento a los asistentes especiales, familiares que donaron tiempo y dinero, y cualquier otra persona que ayudó a que su evento sea un éxito.
- Sube fotos a un servicio de fotos en línea. Si tomó fotos usted mismo, suba sus imágenes a un sitio como Shutterfly o Snapfish. En un par de semanas, puede compartir el enlace con los asistentes y también pedirles que agreguen sus fotos al álbum que ha creado para que otros miembros de la familia puedan comprar copias de sus fotos. Alojar todas las fotos en un solo lugar también le permitirá crear un álbum de fotos que otros pueden pedir, así como un recuerdo del evento.
Dentro de las 4 semanas del evento, cuide lo siguiente:
- Haga un seguimiento con el camarógrafo y el fotógrafo para averiguar cuándo los materiales estarán listos para su distribución.
- Envíe un correo electrónico o un correo masivo a todos los que asistieron, resumiendo las festividades, agradeciéndoles por asistir y diciéndoles dónde pueden comprar fotos, videos o cualquier otro elemento de seguimiento de su evento.
