Elija fecha, duración y ubicación | mejores casas y jardines

¿Cuál es la decisión más importante al planificar una reunión familiar? "Establezca una fecha para que los miembros de la familia puedan ponerla en sus calendarios antes de planificar sus vacaciones", dice Tom Ninkovich, autor del Manual de Reuniones Familiares (Reunion Research, 1998). Y, recuerde, el aspecto clave de elegir una fecha de reunión es apegarse a su decisión final. Cambiar la fecha solo creará estragos para los demás. Cosas a considerar al elegir una fecha: Planifique con anticipación. La mayoría de las reuniones deben planificarse con uno o dos años de anticipación. La planificación anticipada le permite reservar el lugar de reunión ideal. Planificar con anticipación también permite a los asistentes reservar tiempo de vacaciones y ahorrar dinero al que posiblemente necesiten asistir. Consigue un consenso. No solo elija la fecha adecuada para usted. Encuesta a los miembros de la familia para evitar conflictos de tiempo. Si hay miembros de la familia que deben asistir (por ejemplo, abuelos), consulte primero con ellos. Luego, elija una fecha que sea mejor para la mayoría de las personas. Hay muchas formas de elegir una fecha. Puede ofrecer 3-4 opciones diferentes y hacer que los miembros de la familia envíen sus votos dentro de un plazo determinado. Es posible que desee ofrecer una explicación de por qué ciertas fechas pueden ser mejores que otras. Por ejemplo, su envío inicial podría decir: "El tío Bert celebrará su 80 cumpleaños el 10 de junio. ¿No sería genial rendir homenaje a nuestro tío favorito al organizar una reunión familiar ese fin de semana?" Luego, ofrezca otras dos o tres fechas posibles como respaldo. Informe a los miembros de la familia que la mayoría gobierna. Desafortunadamente, alguien siempre tendrá un conflicto. Una forma de resolver este problema es establecer fechas potenciales para las próximas dos reuniones. De esa manera, las personas que no puedan asistir esta vez, con suerte, llegarán a la próxima.

Ideas para fechas

Selecciona una fecha. Aqui hay algunas sugerencias:

Hito familiar o día especial: estos tipos de fechas pueden incluir un aniversario de plata o dorado, el cumpleaños de un abuelo o anciano, una boda o graduación, el cumpleaños de un antepasado o la fecha de inmigración, una fiesta de jubilación, un nacimiento o una fiesta étnica o religiosa .
Época del año / temporada: "La mayoría de las reuniones familiares se llevan a cabo entre junio y septiembre porque el clima es mejor, los viajes son más fáciles, no hay escuela y el verano es el tiempo tradicional para las vacaciones", dice Ninkovich. Sin embargo, algunas familias prefieren aprovechar los paquetes de valor "fuera de temporada", que incluyen abril-mayo, octubre-noviembre y diciembre-febrero (excepto en los resorts de playa tropical y las áreas de esquí). Los alojamientos y las tarifas de las aerolíneas tienden a ser más bajos en estos momentos. Los inconvenientes son que las condiciones de viaje pueden ser duras (piense en la nieve) y los niños tienden a estar en la escuela.
Días festivos: en algunas ciudades, los días feriados legales como el Día de los Caídos, el 4 de julio y el Día del Trabajo se consideran "fuera de temporada" porque los viajeros de negocios habituales están de vacaciones. Los fines de semana largos de vacaciones suelen ser perfectos para reuniones en ciudades como Chicago, Nueva York y Washington, DC Tenga en cuenta que el Día de Acción de Gracias o las vacaciones de fin de año funcionan bien para pequeñas reuniones cerca de casa. Pero estas vacaciones generalmente no funcionan bien para familias grandes o geográficamente distantes, ya que la mayoría de las personas tienden a centrarse más en sus propias familias nucleares en esta época del año.

Una fecha de reunión específica, fin de semana o mes: "Muchas familias establecen una fecha de reunión particular con la que pueden contar año tras año, como el 'segundo sábado de agosto'", dice Ninkovich. "Es posible que la reunión no se celebre todos los años, pero cuando se celebra, todos saben cuándo será".

Decidir sobre la duración de la reunión

Las reuniones pueden durar desde una tarde hasta tres o más días. "Una regla general es que cuanto más lejos deba viajar la gente, más durará la reunión", dice Ninkovich. Pocas personas volarán a campo traviesa para el té de la tarde. Las reuniones pequeñas promedian un día. Las reuniones más grandes duran unos dos o tres días. No quieres que duren demasiado, aconseja Ninkovich. "Su próxima reunión se beneficiará si los deja con ganas de más".

Después de decidir cuándo tendrá lugar la reunión, la próxima gran decisión es: ¿Dónde? Las posibilidades pueden parecer infinitas. Los ejemplos incluyen parques de atracciones, un campamento, iglesia, dormitorios universitarios, condominios, centros de conferencias, un crucero, sitios históricos, casas, hoteles, casas flotantes, moteles, reservas naturales, un parque, un rancho o granja, centros turísticos y zoológicos En general, su elección depende del tamaño de la reunión, la época del año, la accesibilidad y el tipo de reunión que le gustaría tener (por ejemplo, un pequeño picnic, un crucero, un campamento rústico, etc.). Tenga en cuenta que ningún sitio será perfecto. "Si es agradable y económico, está ubicado de forma remota. ¿Tiene un precio conveniente y es conveniente? La estética tiene mucho que desear", dice Jennifer Crichton, autora de Family Reunion (Workman Publishing, 1998). "Las reuniones son sobre la vida familiar, y la vida familiar se trata más de compensaciones que de perfección". Sin embargo, es posible encontrar un sitio que satisfaga la mayoría de sus necesidades. Los siguientes son aspectos a considerar para cuatro tipos básicos de reuniones.

Las preguntas para hacer incluyen:

¿Tiene suficiente espacio para que todos puedan sentarse y comer cómodamente, con suficiente espacio para que los niños corran?
¿Cuántas mesas y sillas pueden caber en el patio trasero?
¿Hay suficiente espacio en el interior en caso de mal tiempo?
¿Hay espacio para una tienda de campaña?
¿Puede su casa, calle o vecinos acomodar el estacionamiento?
¿Está dispuesto a "dejar las cosas" para albergar una gran multitud en su hogar? Los niños pequeños pueden estar corriendo por su casa (así que guarde los artículos rompibles). Su césped puede recibir una paliza. Puede que esté recogiendo vasos de papel, platos y servilletas de cada grieta de su propiedad mucho después de que sus invitados se hayan ido. Pregúntese: "¿Puedo manejar el desastre?"

Si la respuesta a muchas de estas preguntas es "no", es posible que desee considerar los parques públicos como otra opción (consulte Hometown Reunion en la página siguiente).

Este tipo de evento es más probable que se celebre en la ciudad natal original de la familia. Las preguntas que debe hacerse incluyen:

Si su casa no es lo suficientemente grande como para albergar una multitud, ¿hay algún parque público cercano o reserva natural que pueda acomodar a su clan?
¿El parque tiene un refugio o pabellón para protegerte del sol o la lluvia?
¿Necesitas reservar con anticipación? ¿Si es así cuando?
¿Necesitas obtener un permiso? Si es así, averigüe los detalles, como cómo y cuándo presentar la solicitud y cuánto costará.
¿Se puede acceder al sitio en automóvil o autobús? ¿Hay estacionamiento?
¿Es accesible para sillas de ruedas (si es necesario)?
¿Qué tan cerca están los baños? (Es posible que deba alquilar un inodoro portátil).
¿Hay agua para beber y / o lavar en el sitio?
¿Qué instalaciones están disponibles para sus invitados (por ejemplo, béisbol, tenis, un parque infantil, playa o lago, paseos en bote, etc.)?
¿Se permiten parrillas?
¿Existe una ordenanza sobre las bebidas alcohólicas?
¿Cuántas mesas de picnic / bancos hay disponibles? ¿Hay un área sombreada para mantas de picnic?
¿Hay electricidad disponible o necesita traer un generador (para cosas como un micrófono, instrumentos musicales, etc.)?
¿El parque proporciona patrulla de seguridad?

Reuniones más largas que duran de 3 a 4 días generalmente requieren acomodaciones más grandes, como hoteles, moteles, resorts, dormitorios o centros de conferencias. Una vez que haya identificado la ubicación geográfica de su reunión, puede ponerse en contacto con la oficina de turismo local, las Cámaras de Comercio y las Oficinas de Convenciones y Visitantes. Estos profesionales pueden ayudarlo a encontrar alojamiento, restaurantes, tours, servicios de catering, fotógrafos, etc. Las preguntas relacionadas con el alojamiento deben incluir:

¿A qué distancia está el sitio de los aeropuertos y estaciones de tren locales? ¿Se proporciona transporte? ¿Hay acceso al transporte público?
¿La instalación tiene tarifas grupales?
¿Se aplican descuentos (por ejemplo, para tarifas "fuera de temporada")?
¿Hay "obsequios" (por ejemplo, una habitación gratis para un cierto número de habitaciones pagas; los niños se quedan gratis)?
¿Se requiere un depósito? ¿Cuando es debido? ¿Cuál es la política de reembolso / cancelación?
¿Hay salas de reuniones y / o banquetes en el lugar o cerca?
¿Qué restaurantes están disponibles tanto en el sitio como en el área?
¿Hay una piscina (interior o exterior)?
¿Qué otras instalaciones están disponibles para los huéspedes (por ejemplo, spa, gimnasio, tenis, cafetería, salón de belleza, etc.)? ¿Cuáles son los cargos?
¿Puede el centro proporcionarle nombres e información de contacto de otros organizadores de reuniones que hayan utilizado el sitio recientemente?
¿Puede un miembro de la familia que vive en el área hacer una inspección in situ?
¿Hay mesas, sillas, tableros de anuncios y otros equipos disponibles para registro / presentaciones? ¿Hay algún cargo?

¿Cuál es la política de fumar? ¿Están disponibles los dormitorios para no fumadores?

¿Hay acceso para sillas de ruedas (si es necesario)?

¿Hay estacionamiento disponible? ¿Es gratis? ¿Hay un lote público cerca?

Siempre solicite a la instalación que le envíe un contrato con todos los detalles que discutió. Revísalo con cuidado.

Una fuente útil es el Family Reunion Handbook de Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998).

Acampando

Para las reuniones que duran una semana completa, algunas familias prefieren acampar en tiendas de campaña, casas rodantes o remolques. Mira lo siguiente:

¿Durante qué estaciones están abiertos los campamentos?
¿Cuáles son las tarifas? ¿Con cuánto tiempo de anticipación necesita reservar?
¿A qué distancia se encuentra el sitio de la playa, ciudad, área histórica, montañas / senderos, tiendas, parque estatal o nacional, parque temático y / o área turística más cercanos?
¿Qué alojamientos están disponibles (por ejemplo, carpas, remolques / vehículos recreativos, cabañas o literas)?
¿Hay conexiones para agua y electricidad disponibles?
¿Qué instalaciones se proporcionan (p. Ej., Parrillas, fogatas, sitios / refugios cubiertos, alimentos, hielo, dependencias / baños, duchas calientes / frías, mesas y bancos, recolección de basura, lavandería)?
¿Qué actividades se encuentran cerca (por ejemplo, paseos en bote, mochilero, deportes, senderismo, natación, pesca, etc.)?

Alquiler de condominios, una casa o dormitorios

Otra opción es alquilar condominios, una casa o dormitorios. Para los dormitorios, a veces disponibles durante los meses de verano, comuníquese con los departamentos de vivienda de las universidades en su área de reunión. Para obtener información sobre el alquiler de condominios, consulte con la Cámara de Comercio local, la junta de turismo o la Oficina de Convenciones y Visitantes. También puede buscar en las Páginas Amarillas, en papel o en línea, agentes inmobiliarios locales, que a menudo publican folletos con información de alquiler de condominios o casas.

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Al organizar reservas, asegúrese de preguntar:

¿Durante qué temporadas hay habitaciones disponibles?
¿A qué distancia están los alojamientos de las áreas recreativas más cercanas (por ejemplo, playa, ciudad, área histórica, montañas / senderos para caminatas, compras, parque estatal o nacional, parque temático y / o área turística)?
¿Qué instalaciones están disponibles en las habitaciones (por ejemplo, baños / duchas en habitaciones o pasillos, refrigeradores, hornos, microondas, hielo, etc.)?
¿Las habitaciones tienen aire acondicionado?
¿Se proporcionan sábanas y toallas?
¿Dónde está la lavandería más cercana?
¿Hay una sala común para reuniones, comidas, fiestas, etc.? ¿Hay algún cargo extra? ¿Es necesario reservar la habitación con anticipación?

¿Todavía atascado? Consulte las siguientes fuentes: Publicaciones:

Reunión familiar de Jennifer Crichton (Workman, 1998)
Manual de reunión familiar de Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
Planificador de reunión familiar por Donna Beasley (Macmillan, 1997)
The Family Reunion Sourcebook por Edith Wagner (Lowell House, 1999)
Reunions Magazine Workbook & Catalog (2001); 414-263-4567

Oficinas de convenciones y visitantes (CVB): organizaciones sin fines de lucro que representan ciudades o regiones para todo tipo de reuniones. La mayoría de los CVB ofrecen sus servicios de forma gratuita y pueden ayudarlo a obtener costos de alojamiento, inspecciones del sitio y otros servicios según sus necesidades. Eche un vistazo a los CVB locales buscando en las páginas amarillas en línea.

Asociación Internacional de Oficinas de Convenciones y Visitantes

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Yahoo (Páginas amarillas)

Guías telefónicas: disponibles para cualquier parte del país (800-848-8000) o en CD-ROM en su biblioteca local.

Cámaras de Comercio: Buenas fuentes de alojamiento, inspecciones del sitio, mapas, folletos informativos, viajes para ver el sitio, etc.